6 نصائح لكتابة محاضر واضحة ودقيقة لشركتك

يتعين على الشركات عقد اجتماعات مجلس الإدارة لتوثيق القرارات المهمة التي تؤثر على الشركة. و الفشل في عقد اجتماعات مجلس الادارة يمكن أن يعرض الشركة ومزاياها القانونية للخطر.

الطريقة الوحيدة لإثبات أنه تم عقد الاجتماع، هي بتعيين مهمة "أخذ محاضر الشركة" لشخص واحد من الحضور. و يقع عادةً هذا الأمر على عاتق سكرتير الشركة.

متى يتم تسجيل محاضر الشركات؟ 

لا يقتصر تسجيل محاضر الشركات على اجتماعات مجلس إدارة الشركة فقط و لكن أيضاً على  اجتماعات العمل الأخرى حيث يجب تدوين جميع المحاضر الرسمية و تشمل ما يلي:

• الاجتماعات السنوية

• اجتماعات المساهمين

• الاجتماعات التي تنطوي على تغييرات مالية

• إصدار أسهم جديدة

• تعيينات الإدارة الجديدة وزيادة التعويضات

و تعتبر الاجتماعات التي يتم فيها المناقشة المتعلقة بالقضايا التي لا تؤثر على الشركة ككل "أقل أهمية". قد تشمل هذه الاجتماعات مناقشات حول اختيار البائعين في العقود الثانوية، المناقشات حول حفلات المناسبات السنوية، أو حتى على سبيل المثال الاجتماعات مع الموظفين المبتدئين لاطلاعهم على توقعات الإدارة منهم.

كيف تقوم بتدوين محاضر الشركات؟

قبل بدء الاجتماع، من الأفضل دائمًا أن تكتب  في الجزء العلوي من المستند أي تفاصيل حول الاجتماع، مثل:

• الاسم الكامل للمؤسسة

• مَن الحاضر ومَن الغائب

• من يقوم بتسجيل المحاضر

• التاريخ، الوقت ومدة الاجتماع

• مكان الإجتماع

في بداية معظم الإجتماعات، يتم مناقشة محضر الاجتماع السابق. و من المحتمل أن يتم طرح التصحيحات والتعديلات التي تم إجراؤها على المحاضر السابقة وتدوينها خلال تلك المحادثة. بعدها سيتم التصويت للموافقة على المحضر. وسيتم طرح الخطوات التالية في أي عمل مفتوح متبقي. ثم ينتقل النقاش للأعمال الجديدة التي سيتم التعامل معها.

التحدي الأكبر في تدوين ملاحظات الاجتماع هو ملاحظة المناقشات الجوهرية، أو التي يمكن أن تؤثر على العمل، وتلك الغير مهمة، مثل نوع كرسي المكتب الذي طلبه حسين أو أين تذهب هبة في إجازتها الاخيرة أو كيف يخطط عبد السلام لصرف مكافأته القادمة. ومع ذلك، إذا لم تكن متأكدًا، فاكتب كل شيء وقرر لاحقًا ما يجب تضمينه وما يجب حذفه.

6 نصائح لكتابة محاضر واضحة ودقيقة لشركتك

فيما يلي بعض النصائح الأخرى لكتابة محاضر الشركة بحيث تتم قراءتها:

1. إستخدم قالب جاهز لمحضر الاجتماع: إذا كان بإمكانك استخدام تصميم ثابت للمحاضر، فسيؤدي ذلك لتسريع عملية التدوين وتسهيل تنظيم الأفكار الواردة في الاجتماع. ننصح في ايكلو ICLO رواد الأعمال وأصحاب الشركات، مناقشة المستند وقالب المحاضر الذي ترغب باعتماده مع الفريق بحيث يتضمن مرونة تسجيل كل النقاط الرئيسية باستمرار على مدار القادم، دون أن تشعر لاحقا بأنك تحتاج إلى تجديده فيما بعد.

2. اتبع جدول الأعمال: يجب أن يكون لكل اجتماع جدول أعمال يحدد "المهام التي يجب معالجتها و الأوقات المخصصة لكل مهمة لضمان تخصيص وقت كافٍ للنظر في جميع البنود"، والتأكد من اتباع جدول الأعمال سيجعل محاضر شركتك متسقة في حال عدت لها في أي وقت لاحق مع مواضيع جدول الأعمال المذكور في المقدمة.

3. أوضح ما تقصده: عند حدوث مشّادة حول موضوع أو قرار جماعي، قم بتسجيل الحدث باستخدام التفاصيل الحيوية مثل الأشخاص المعنيين أو تفاصيل القضية (الخلاف). سجّل أيضاً المعالم العامة مثل النتائج وملخص المناقشة. 

4. أضف المناقشات المتعلقة بالامتثال القانوني والأخلاقي: حتى في حالة عدم وجود طارئ يتعلق بمستقبل الشركة أو مشكلة حية تعاصرها شركتك، نوصيك بضرورة أن تهتم بتضمين المناقشات حول قضايا الأخلاق والامتثال القانوني الرئيسي الذي تنفذه شركتك. يمكن استخدام هذه المحاضر مستقبلا لإثبات أن مجلس الإدارة كان يقوم بما لديه من امكانيات للوفاء بالتزاماته القانونية والاخلاقية وحتى تجنيب الشركة المشاكل المحتملة مستقبلا.

5. التسلسل الزمني غير مطلوب: عادةً ما يكون تغطية المناقشات بالترتيب العام الذي حدثت به أثناء الاجتماع هو الأفضل، ولكن تأكد من أن القضايا التي تم مناقشتها في تسلسل منطقي. وإذا تم تغيير المحادثة، فمن الأفضل إعادة تنظيمها بحيث تكون منطقية عندما يقرأها شخص غير حاضر للاجتماع.  لا نريدك أن تركز كثيراً على سرد الأحداث بترتيب زمني، وبالتالي قد يصبح مستند ومحضر الاجتماع من المحال قراءته أو فهمه. و لكن عندما يكون ذلك مناسباً، قم بتغيير ترتيب النقاط التي تمت تغطيتها بحيث تتبع بعضها البعض بشكل سلس و منطقي.

6. احصل على إمضاءات الحاضرين: إن قيام جميع الحاضرين للاجتماع بمراجعة محتويات المحضر والتوقيع عليها هي خطوة أخيرة مهمة في إنشاء المحضر الجيد. تأكد أيضاً في نهاية الاجتماع أن يكون هناك اتفاق على تاريخ ووقت الاجتماع التالي. 

حفظ المحاضر بشكل آمن

بمجرد المراجعة و الموافقة و أيضاً التوقيع، يجب طباعة محضر الاجتماع وتخزينه في المجلد الموثق لهذا الغرض ويتم تخزينه إلكترونيًا. حيث يتيح ذلك إمكانية الرجوع إلى المناقشات السابقة عند الحاجة، مثل ظهور المشكلات ذات الصلة مرة أخرى في المستقبل.

في النهاية،

تذكر أن الهدف الرئيسي من محاضر الشركات هو الحصول على وثيقة موثوقة لإعادة النظر فيها كدليل على وقائع الاجتماع لذلك كن يقظاً عند كتابته.