ما هي المعلومات التي يجب أن تحتويها اللوائح الداخلية لشركتك 2021؟

اللوائح الداخلية للشركة هي عبارة عن توجيهات للطريقة التي ستدير بها شركتك وتنظمها وهي مطلوبة في معظم الجهات القضائية في دولة الإمارات العربية المتحدة. و حتى إن كانت غير مطلوبة، فهي مفيدة جداً لضمان امتثالك للإجراءات القانونية المطلوبة.

تعتبر اللائحة الداخلية التنظيمية لشركتك جزءا لا يتجزأ من عقد العمل المبرم بين الشركة وبين العاملين الموجود بها، حيث تسري اللائحة على كافة العمال والموظفين داخل الشركة أو الذين سيلتحقون بالعمل في المستقبل.
 

من خلال مكتبنا في ICLO للمحاماة، وانطلاقا من خبرتنا الطويلة في هذا المجال، نشعر بالفخر لصياغة عشرات اللوائح الداخلية لشركات ناشئة ومؤسسات حكومية. لهذا إذا كنت تتطلع للحصول على لائحة داخلية نموذجية متوافق مع المتطلبات القانونية لامارتك، رجاء لا تتردد بالتواصل معنا، والآن هيا نُكمل ما بدأناه..

ما الذي تقدمه اللوائح الداخلية/التنظيمية للشركة:

• هي خارطة طريق لكيفية إدارة الشركة. حيث أن هذه الخارطة توضح كم عدد الأشخاص الموجودين في مجلس الإدارة، كيفية إدارة اجتماعات مجلس الادارة والمساهمين، و أيضاً واجبات كل شخص من الموظفين. و عندما تظهر مشكلة، فإن هذه اللوائح ستزودك بإرشادات واضحة، وحتى مساعدتك على تقليل الخلافات حول كيف ستدار الشركة.

• منح الشركة شرعيتها. في أي دعوى قضائية، وحتى في حين طلب قرض مالي أو القيام بأي معاملات تجارية أخرى، يمكنك الإشارة إلى لوائحك الداخلية كدليل على أنك تتبع قواعد الشركة المناسبة في إدارة مؤسستك التجارية.

يجب التنويه أن هناك فرق بين اللوائح الداخلية للشركة Corporate Bylaws و عقد التأسيس للشركة Articles of incorporation ، حيث أن العقد عبارة عن مستند قصير تم تقديمه من امارتك لتشكيل شركتك قانونياً. في حين أن اللوائح الداخلية للشركة أطول و أكثر تفصيلاً. و بالطبع يجب أن يكون هناك للشركات بانواعها سواءً الربحية وغير الربحية لوائح داخلية واضحة جدا.

صياغة اللوائح الداخلية للشركة

عادةً ما تحدث إجراءات لإنشاء اللوائح الداخلية للشركة مع إنشاء عقد التأسيس أو بعد فترة وجيزة. وتحتاج لإنشائها اتباع قوانين الامارة المناسبة لوضع ومجال شركتك.

وهذه 8 أمور أساسية يجب أن تتواجد في اللوائح الداخلية عند انشائها:

1.  المعلومات الأساسية للشركة 

يجب أن تتضمن اللوائح الداخلية الاسم الرسمي لشركتك و العنوان الرئيسي. يمكنك أيضاً إضافة طبيعة عمل الشركة. 

2. أعضاء مجلس الإدارة

يحدد مجلس الادارة السياسات و يشرف على الصورة الكبيرة للعمل. فيما يجب على اللوائح الداخلية تحديد عدد الأشخاص في مجلس الإدارة، كم مدة العقد، و يجب أيضاً أن توضح اجراءات اختيار و اقالة الأعضاء.

3.  الموظفين

الموظفون هم المسؤولون عن ادارة العمل يوماً بعد يوم و عادةً ما يتم تعيينهم من قبل المدراء. يجب على لوائح الشركة أن تقوم بتعيين المسمى الوظيفي لموظفي الشركة بدءاً من المدير و نائبه وحتى السكرتير و أمين الصندوق، و تحديد واجباتهم و أيضاً كيف سيتم اختيار الموظفين وكيف سيتم اقالتهم.

4. المساهمين

ويملك المساهمون أسهم في الشركة. و يعملون عادةً في الشركات الصغيرة كموظفين و مدراء. يوضح عقد التأسيس عادةً عدد الأسهم الصادرة، و لكن يمكن لللوائح الخوض في مزيد من التفاصيل، مثل تحديد ما إذا كان لمالكي الأسهم حق التصويت أم لا، كيف يتم نقل الأسهم، وما إذا كان سيتم اصدار شهادة أسهم وكيف سيتم ذلك.

5. اللجان

إذا كانت شركتك ستتضمن لجان، فستقوم اللوائح بتحديد هذه اللجان ووصف مسؤولياتها. بالاضافة لذلك، فبامكان اللجنة توضيح كيف يتم اختيار الأعضاء، مدة عملهم، إجراءات إنشاءها أو حلها.

6. الاجتماعات

يجب على أعضاء مجلس الادارة و المساهمين الاجتماع سنوياً على الاقل، كما و يمكن للمدراء أيضاً عقد اجتماعات خاصة. يجب أن تحدد هذه اللوائح متى سيتم عقد الاجتماعات، و أيضاً الإجراءات والإطار الزمني لابلاغ الأشخاص المعنيين بالتاريخ، الوقت، ومكان الاجتماع. يجب أيضا أن يكشفوا شروط التصويت، مثل كم عدد الأصوات المطلوبة للنصاب القانوني وكيف يمكن للمساهمين التصويت بالتوكيل.

7. تعارض المصالح

يلتزم أعضاء مجلس الإدارة بوضع مصالح الشركة قبل مصالحهم الشخصية ، ولكن تحدث المشكلة إذا ما كان لدى أحد مدرائك حصة مالية في شركة أخرى تتعامل معها. يجب أن توضح اللوائح الداخلية للمدراء ضرورة الكشف عن مثل هذه الأمور في تعارض المصالح و كيف يمكن لشركتك التعامل معها.

8. التعديلات

يجب أيضاً على اللوائح الداخلية للشركة توضيح إجراءات تعديل هذه اللوائح، بما في ذلك الطريقة التي ينبغي أن يتم بها تقديم الإشعار بالتعديل المحتمل والطريقة التي يمكن بها التصويت على التعديلات والموافقة عليها.

بمجرد الانتهاء من لوائحك الداخلية، قم بتقديم نسخة للموظفين، المدراء و أيضاً المساهمين. احتفظ أيضًا بنسخة في ملف في مكان عملك مع الأوراق الأخرى لشركتك في حال احتجت لها لأمر ضروري.